موفقیت در نمایشگاه‌های تجاری

همه ساله نمایشگاه‌های متعدد بازرگانی داخلی و بین‌المللی با اهداف شناسایی توان تولید و سطح تکنولوژی، مقایسه قیمت‌ها، شناسایی عرضه کنندگان، جستجوی کانال‌های مورد نیاز، شناسایی محصولات جدید، آموزش، شناسایی ایده های جدید، جمع آوری اطلاعات، مذاکره و عقد قرارداد با عرضه کنندگان، گسترش تماس‌های تجاری و… در سرتاسر جهان برگزار می شوند. نمایشگاه‌ها به عنوان یک رسانه، دارای مزایای بی شماری است که می توان به شهرت یافتن و استقرار نام، احتمال عقد قراردادهای پیش فروش و فروش، احتمال دستیابی به تسهیلات مالی، احتمال عقد قراردادهای بیع متقابل، احتمال پیدا کردن نماینده فروش، امکان ارزیابی محصول، امکان ارزیابی مشتری و مصرف کننده و… اشاره نمود. در این مقاله اصول برگزاری یک نمایشگاه موفق را مطالعه خواهید کرد.

نمایشگاه موثر نمایشگاهی است که اطلاعات با ارزش به همه بخش های شرکت کننده ارائه دهد و محیط و فضایی ارائه دهد که فعل و انفعالات فردی را برای تبادل موثر اطلاعات تقویت و ترویج کند. حال آنکه افراد را چه از داخل کشور و چه از خارج از کشور در مکانی مناسب گرد هم می آورند تا ارتباطات رو در رو داشته باشند. هم چنین ابزارهای تبلیغاتی مهمی برای بازاریابی بسیاری از کالاها یا خدمات وجود دارد که باید به آن‌ها توجه کرد، مطالعه این مقاله به شما کمک می‌کند که دقیق‌تر و حرفه‌ای تر در یک نمایشگاه شرکت کنید، هم چنین کمک می کند تا بر تمام جزییات کار تسلط داشته باشید و می تواند زمینه ساز حضور هر چه موثر شما در نمایشگاه باشد تا از سرمایه گذاری خود، بیشترین بهره را ببرید.

به موارد زیر به عنوان هدف از شرکت در نمایشگاه توجه بفرمایید:

•  زیرا رقابت مطرح است
•  زیرا همیشه دراین نمایشگاه حضور داشته ایم
•  زیرا می خواهیم در معرض دید باشیم
•  زیرا می توانیم همه دوستانمان را ببینیم
•  زیرا عدم حضور ما نمایان خواهد بود
• زیرا تصویری برای کسب حمایت داریم.
• زیرا می خواهیم از انجمن خود حمایت کنیم
• زیرا این نمایشگاه در فلان کشور است

آیا این اهداف از نظر شما، اهداف منطقی جهت شرکت در نمایشگاه است؟ هرگز. این‌ها اهداف نادرست شرکت در نمایشگاه است. شرکت‌های بی شماری با اهداف مختلف از جمله تهیه فهرستی از مشتریان بالقوه، مذاکره و عقد قرارداد با خریداران، مذاکره و عقد قرارداد با تامین کنندگان، جمع آوری اطلاعات از بازارهای جدید، معرفی بنگاه و محصول موجود، شناسایی فرصت‌های فروش، توسعه شبکه فروش، جستجوی نمایندگان جدید، جستجوی تامین کنندگان جدید، تحقیقات و ارزیابی بازار و مصرف کنندگان، معرفی محصولات جدید، مقایسه قیمت ها، شناسایی رقبا و توان آنها، شرکت در مناقصه، ایجاد ارتباط بیشتر با جامعه، قدرت نمایی، آموزش، دستیابی به ایده‌های جدید، پیدا کردن شرکای جدید، تبادل تجربه با رقبا و… در نمایشگاه‌ها شرکت می‌کنند. آن دسته از شرکت‌هایی که با اهداف یاد شده و برنامه ریزی (که در آینده به آن خواهیم پرداخت) در نمایشگاه ها شرکت می کنند تا حد زیادی موفق می شوند.

دلایل موفقیت یا عدم موفقیت در نمایشگاه‌ها نیز جزو موارد بسیار مهمی است که همواره مدیران شرکت‌های مختلف را به خصوص قبل از شرکت در هر نمایشگاه، به خود مشغول می سازد. علل شکست در نمایشگاه می تواند عواملی شامل روشن نبودن هدف، عدم تناسب نمایشگاه با برنامه‌ها و اهداف بازاریابی بنگاه، کمی تعداد بازدیدکنندگان، فقدان یا نقص اطلاعات در مورد نمایشگاه، سو مدیریت در نمایشگاه، کمی بودجه، طراحی نامناسب غرفه، فقدان برنامه ریزی و شتاب زدگی، ضعف تبلیغات ، برندسازی و روابط عمومی، عدم آمادگی بنگاه برای پاسخ گویی به تقاضا و بسیاری از عوامل دیگر باشد.

همواره برای بسیاری از مدیران سوالات زیر مطرح می شود:

•  آیا این نمایشگاه مناسب حضور شرکت ما است؟
• چه میزان فضا برای شرکت در نمایشگاه لازم است؟
•  غرفه آرایی امسال چگونه باید باشد؟
•  کدام یک از پرسنل می توانند نمایشگاه را اداره کنند؟
•  این نمایشگاه چه میزان تاثیر در فروش شرکت ما خواهد داشت؟
• هزینه‌های اجرایی شرکت در این نمایشگاه به چه میزان خواهد بود؟
• مخاطبین شرکت ما چه کسانی هستند؟
•  چه کسانی را می بایست دعوت کرد تا از غرفه ما بازدید بعمل آورند؟
•  و…

این ها همه نمونه سوالاتی است که از ذهن مدیران شرکت ها می گذرد. شما در مقابل سوالات فوق چه پاسخ هایی را مطرح می نمایید؟

فراموش نکنید که نمایشگاه محلی است که در آن کالاها، خدمات، تکنیک‌ها و فن آوری‌های جدید، نوآوری‌ها، اختراعات و ابتکارات برای معرفی به مردم، سازمان‌ها و مصرف کنندگان احتمالی، به معرض نمایش گذارده می شود. عمده رسالت‌های اصلی یک نمایشگاه نیز می تواند تسهیل ارتباطات تجاری، رونق داد و ستد و تجارت، شناسایی بازارهای جدید، معرفی بنگاه و محصول، اصلاح و تقویت سیستم توزیع و بسیاری موارد دیگر باشد که می بایست نیم نگاهی نیز به این رسالت‌ها انداخت.

شرکت‌ها برای حضور در نمایشگاه‌های داخلی آمادگی‌های اصلی که در سازمان خود ایجاد می نمایید عبارتند از:

• قابلیت عرضه نرم افزار در سطح عمومی
• کیفیت مورد قبول مشتری
• قیمت رقابتی
• بسته بندی جذاب
• توان افزایش تولید
• امکان خدمات پس از فروش و پشتیبانی

برای شرکت در نمایشگاه‌های بین المللی نیز آمادگی‌های اصلی که می بایست در شرکت ایجاد نماییم عبارتند از:

• توان افزایش تولید
• امکان تسریع در نوبت تحویل
• امکان بهبود کیفیت
• امکان کاهش قیمت
• امکان بهبود بسته بندی
• توان رقابت با رقبا
• امکانات حمل و نقل زمینی، هوایی، دریایی و یا ترکیبی
• امکانات تغییر طراحی محصول
• خدمات پس از فروش گسترده

کلید حضور موفق در یک نمایشگاه

برنامه‌ریزی حضور در نمایشگاه در واقع در قالب یک پروژه انجام می شود و زمان آن از ماه‌ها قبل از شروع نمایشگاه آغاز و به ماه‌ها پس از آن ختم می گردد. فعا لیت‌های حضور در نمایشگاه را به سه بخش مختلف تقسیم می‌کنند: فعالیت‌ها و اقدامات قبل از برگزاری (مقدمات)، طی برگزاری (اداره غرفه)، بعد از بر گزاری (پیگیری). هر یک از این بخش ها یک سیر زمانی را دنبال می کنند که رعایت عامل زمان در انجام آن‌ها از اهمیت فراوانی برخوردار است. اکنون زمان آن رسیده است که اصول اساسی برای حضور موفق در نمایشگاه را به کار ببندیم.

انواع نمایشگاه‌ها:

نمایشگاه‌هایی که امروزه در سرتاسر دنیا برگزار می شوند به ۳ دسته قابل تقسیم هستند. بهتر است قبل از هر کاری لیست کاملی از این نوع نمایشگاه‌ها را تهیه کنیم:

نمایشگاه عمومی:

که جهت معرفی انواع کالاهای مصرفی، واسطه و سرمایه ای و خدمات و تکنولوژی برگزار می شود. در این نوع نمایشگاه ها انواع تولیدکنندگان کالا و یا خدمت در آن حضور دارند که مدتی است این گونه نمایشگاه ها در کشور ما برگزار نمی شود.

نمایشگاه تخصصی:

که جهت معرفی کالاهای خاص به مصرف کنندگان خاص به قصد افزایش فروش فوری برگزار می شود. امروزه میل بیشتر کشور ها به سمت برگزاری این گونه نمایشگاه ها است. در کشور ما نیز در هر سال، تعداد بی شماری از اینگونه نمایشگاه ها در حال برگزاری است که لیست برخی از این نمایشگاه ها در زیر آمده است.

نمایشگاه اختصاصی

که جهت معرفی محصولات یا خدمات یک کشور در یک بازار خاص برگزار می شود. نمونه این گونه نمایشگاه ها برای معرفی محصولات تولیدی و خدماتی ایران نیز در سایر کشورها برگزار می گردد.

نمایشگاه اکسپو

که جهت بیان ایده ها، تکنولوژی جدید و نمایش توانمندی ها برگزار می شود. نمونه این نوع نمایشگاه به خصوص در کشورهای اروپایی رونق بسیار زیادی دارد.

نمایشگاه عرضه مستقیم

که جهت جبران نارسایی سیستم توزیع برگزار می شود. نمونه این نوع نمایشگاه در ایران نیز وجود دارد و می توان به نمایشگاه عرضه مستقیم پوشاک که چند سالی است در اسفندماه در محل دایمی نمایشگاه های بین المللی برگزار می شود اشاره نمود.

تمهیدات قبل از شرکت در نمایشگاه

قبل از شرکت در هر نمایشگاه موضوعات بسیار مهمی وجود دارند که می‌بایست به آنها پرداخت. این موضوعات می‌توانند در برنامه‌ریزی دقیق شما برای حضوری قدرتمندانه موثر باشند. هدف از شرکت در نمایشگاه را مشخص کنید و به همه تبیین نمایید. مهم‌ترین اهداف نمایشگاهی خود را قبل از تصمیم گیری راجع به حضور در نمایشگاه مشخص کنید، اکثر شرکت‌هایی که در نمایشگاه شرکت می‌کنند به طور معمول اهداف قابل سنجشی را تنظیم می‌کنند. به قول معروف اگر نمی‌دانید کجا می‌روید، هر جاده‌ای می‌تواند شما را به آنجا برساند. پس هر قدر هدف منسجم‌تر باشد، احتمال دست یافتن به آن بیشتر است. بنابراین روی مهم‌ترین هدف خود تمرکز کنید. تعیین اهداف قابل سنجش و خاص، مهم‌ترین کاری است که می‌توانید قبل از شروع هر نمایشگاه انجام دهید.

در اینجا مواردی از آنچه می تواند در اهداف نمایشگاهی شما قرار بگیرد ارائه می‌شود:

افزایش فروش و تقویت سهم بازار، معرفی محصولات خود به یک مخاطب جدید، معرفی شرکت/سازمان، ورود به یک بازار جغرافیای جدید، تقویت تصویر شرکت، تهیه یک بانک اطلاعاتی با ارزش، نمایش کالا /خدمات به شکل واقعی نه در قالب بروشور، انجام ملاقات با همتاهای کاری و همتاهای آتی، انجام تحقیقات بازاریابی، یافتن کارمندان جدید، ارزیابی رقابت، کسب اطلاعات جدید درباره کالا /خدمات، کسب موقعیت صنعتی، مشکل گشایی و ایجاد شبکه با متخصصین، راهنمایی و الگوبرداری برای کارمندان بخش فروش، ملاقات با مشتریان موجود، قرار گرفتن در معرض رسانه‌های عمومی، تهیه فهرستی از مشتریان احتمالی، مذاکره با مشتریان کلیدی، جمع آوری اطلاعات از بازارهای موجود، کشف بازارهای جدید، عرضه نمونه‌های جدید، جستجوی نمایندگان و توزیع کنندگان جدید، ارزیابی موقعیت و ابعاد بازار، معرفی نوآوری محصولات/خدمات، ارزیابی موفقیت یک محصول /خدمات در بازار، افزایش سهم مشتری، توسعه روابط عمومی، تبادل تجربیات فنی، افزایش تنوع محصول، آموزش و تحقیق، شرکت در مناقصه، تبلیغات و بسیاری موارد دیگر.

موضوع نمایشگاه از اهمیت ویژه ای برخوردار است. من رضا تحیری همه ساله شرکت‌های زیادی را در نمایشگاه دیده‌ام که بدون توجه به موضوع نمایشگاه و بر اساس یک عادت دیرینه و غلط، در تمامی نمایشگاه ها حضور می‌یابند بی آنکه بهره‌ای از حضور خود ببرند. به یاد داشته باشید که همواره موضوع نمایشگاه می‌بایست با اهداف شرکت شما همخوانی داشته باشد.

شعاع موثر نیز دارای اهمیت ویژه ای جهت مشارکت در اجرای هر نمایشگاه است. قبل از حضور در نمایشگاه ببینید نمایشگاه در کدام سطح، منطقه، شهر، استان، ملی و یا بین المللی‌، برگزار می‌شود و آیا مخاطبین شما در شعاع مورد نظر قرار دارند یا خیر. ممکن است نمایشگاه مورد نظر، همزمان با برگزاری سمینار یا کنفرانس علمی برگزار می‌گردد، آیا شرکت کنندگان در کنفرانس، مخاطبین خوبی برای محصولات به حساب می‌آیند؟ آیا این حجم مخاطب، ارزش سرمایه‌گذاری جهت حضور در نمایشگاه را دارد؟ محل برگزاری به جهت اعتبار محل، سهل الوصول بودن، امکانات پارکینگ با توجه به شعاع موثر و مخاطبین، امکانات ایاب و ذهاب مخاطبین و… از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. قبل از شرکت در نمایشگاه، تمامی موارد فوق را بررسی نمایید. شهرت نمایشگاه را مورد بررسی قرار دهید. ببینید آیا همگان نمایشگاه مورد نظر شما را می شناسند؟ چه میزان اعتبار برای آن قایل هستند؟

هزینه های اجرایی یکی از مهم‌ترین فاکتورهای اساسی حضور در نمایشگاه محسوب می‌شود. این هزینه‌ها که شامل حق‌العمل برگزار کننده، هزینه‌های ساخت غرفه و دکوراسیون، هزینه‌های پرسنلی، هزینه‌های تبلیغات و روابط عمومی و هزینه‌های متفرقه می باشد را بررسی نمایید تا بتوانید بهتر در خصوص حضور یا عدم حضور در نمایشگاه فوق تصمیم گیری نمایید.

جمع آوری اطلاعات در خصوص بایدها و نبایدهای نمایشگاه، شرکت کنندگان دوره‌های پیشین نمایشگاه، بازدید‌کنندگان سابق، فضای کلی اختصاص یافته جهت نمایشگاه، اطلاع رسانی به متخصصین و عموم و… را مورد بررسی قرار دهید. برای انتخاب صحیح یک نمایشگاه قبل از حضور در نمایشگاه، به دقت درباره آن تحقیق کنید. مشارکت در نمایشگاهی نامتناسب، اشتباه و پر هزینه است. نخست با سازمان برگزار کننده نمایشگاه مکاتبه کنید و پکیچ اطلاعات مربوط به حضور در نمایشگاه و سایر متعلقات آن را دریافت و با دقت مطالعه کنید. برخی از منابع اطلاعاتی که می‌شود جمع‌آوری نمود عبارت است از: بروشورها، کتابچه‌های نمایشگاهی که شرکت‌های نمایشگاهی منتشر می کنند. گاهی اوقات اتاق‌های بازرگانی و شرکت‌های نمایشگاهی خصوصی نیز منابع اطلاعاتی خوبی هستند. دیگر منبع اطلاعاتی مربوط به منطبق بودن موضوع نمایشگاه با ماهیت شرکت کنندگان در یک نمایشگاه می‌باشند. در نتیجه شرکت‌هایی که قبل از حضور در نمایشگاه مبادرت به جمع‌آوری اطلاعات می‌نمایند، می‌توانند گام‌های موثرتری را در راه نیل به اهداف خود بردارند و نسبت به شرکت‌هایی که ناآگاهانه در نمایشگاه شرکت می کنند به مراتب موفق‌تر باشند. اکنون اگر بر اساس تمامی موارد یاد شده، هنوز حضور خود را در نمایشگاه مورد نظر قطعی می‌دانید، پیشنهاد می‌کنم موارد ذیل را سرلوحه سایر فعالیت های خود قرار دهید.

تصمیم در مورد نوع مشارکت در نمایشگاه، چه به صورت جمعی و چه به صورت فردی، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

درخواست برای حضور در نمایشگاه را ارایه نمایید. برای ثبت نام در برخی از نمایشگاه ‌ها باید از ماه ها قبل از برگزاری اقدام نمود زیرا ظرفیت آن‌ها بلافاصله تکمیل می‌شود. از این‌رو باید قبل از برگزاری هر نمایشگاه، فرم درخواست ثبت نام را از برگزار کننده نمایشگاه دریافت نمود و قرارداد و جزییات آن را به دقت خواند و پس از اخذ تصمیم نهایی، اولین پرداخت اجاره بهای غرفه خود را انجام دهید. به طور معمول اطلاعاتی که برگزار کنندگان نمایشگاه برای مشارکت کنندگان ارسال می کنند عبارت است از: فرم ثبت‌نام، فرم درج اطلاعات لازم در کتاب و لوح فشرده، فرم درخواست کارت شناسایی، فرم درخواست برگزاری سمینار، فرم مجوز ساخت و ساز غرفه، فرم درخواست روادید، فرم مجوز ورود و خروج کالا، فرم درخواست آگهی در کتاب نمایشگاه، نقشه نمایشگاه، نقشه سالن، جانمایی غرفه، درخواست‌های مورد نیاز غرفه، قوانین و مقررات نمایشگاه، مقررات و قوانین گمرکی، بیمه‌نامه اقلام نمایشگاهی. از طرف دیگر اطلاعاتی که شرکت‌کنندگان به برگزار‌کنندگان نمایشگاه ارسال می کنند عبارت است از: اندازه و نوع غرفه، شرح کالا یا خدمات مورد نمایش، شرح مشخصات شرکت کننده، نوع و زمینه فعالیت شرکت، لیست کارکنان غرفه، خدمات مورد نیاز غرفه (قفسه، بروشور، مبل، یخچال، فرش، ویترین). همچنین شرکت‌کنندگان باید راجع به طراحی غرفه، قوانین و مقررات ساخت و ساز غرفه، مقررات حفاظت و ایمنی، حمل و نقل کالا و انبارداری، پیمانکاران غرفه و حمل و نقل، تشریفات گمرکی و سایر موارد دیگر را از برگزار کنندگان نمایشگاه کسب نمایند. لازم به ذکر است کلیه فرم‌های تکمیلی خودتان را تا قبل از موعد مقرر ارسال نمایید زیرا در موقعیت مکانی غرفه شما موثر است.

بودجه‌بندی را سرلوحه امور خود قرار دهید. ببینید برای هر بخش از امور نمایشگاهی چه بودجه‌ای تعریف می کنید. همه جوانب کار را مورد بررسی قرار دهید. فراموش نکنید که حضور در نمایشگاه‌ها، هم پر هزینه است و هم سازماندهی دشوار دارد، پس بودجه‌ای تهیه کنید که موارد فوق را در بر گیرد: هزینه‌های ثبت‌نام، هزینه‌های اجاره غرفه، هزینه‌های کارگر برای تخلیه بار، هزینه‌های حمل و نقل کالا به غرفه، هزینه‌های تجهیزات جانبی غرفه، هزینه‌های کارهای گرافیکی و طراحی‌ها، هزینه های اقامت هتل، ویزا، بلیت، خوراک، اقلام تبلیغاتی، کارت ویزیت، هزینه‌های ترخیص کالا، هزینه‌های انبارداری و هزینه‌های ایاب وذهاب.

انتخاب کارکنان غرفه و آموزش آنان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. شرکت‌های زیادی را در نمایشگاه دیده ام که با صرف هزینه های گزاف حضور در نمایشگاه، متاسفانه به علت عدم استفاده از کارکنان حرفه‌ای و یا عدم آموزش مهارت‌های ارتباطی ایشان، هیچ بهره‌ای از حضور در نمایشگاه نبرده‌اند. در عوض، بسیاری از غرفه داران نمایشگاهی، مدیران تصمیم گیر را در غرفه ها می‌آرایند تا سرعت عقد قراردادها را حتی در محل خود نمایشگاه افزایش دهند.

برای هر غرفه باید یک مدیر یا سرپرست در نظر بگیرید. به علاوه وجود یک مترجم، کارشناس فنی فروش و یک مهماندار که همگی از آراستگی ظاهری و رفتار مناسبی برخوردار باشند نیز در غرفه ضرورت دارد. البته هر یک از این افراد باید آموزش‌های لازم را در مورد فعالیت‌های نمایشگاهی ببینند و نسبت به اهداف شرکت در نمایشگاه نیز توجیه شده باشند. افراد مزبور علاوه بر داشتن حوصله کافی، انگیزه و تعهدی قوی، باید در مجموع از اطلاعات عمومی، اجتماعی، فنی و بازاریابی کافی برخوردار باشند. رعایت نکات زیر توسط کارکنان غرفه‌ها، موفقیت موسسات شرکت کننده را افزایش می‌دهد:

کارکنان در غرفه ها ننشینند:

نشستن کارکنان در غرفه‌ها، این احساس را در بازدید‌کنندگان به وجود می‌آورد که کارکنان اهمیتی به حضور آن‌ها نمی دهند و یا اینکه دوست ندارند وقت خود را در اختیار آنها قرار دهند. باید توجه داشت که بازدید کنندگان به دنبال نقاط ضعف شرکت شما هستند.  کارکنان باید از مطالعه در داخل غرفه‌ها اجتناب کنند. برای جلب توجه بازدید‌کنندگان فرصت بسیار کم است. بنابراین، فرصت‌ها نباید به خاطر خواندن روزنامه یا مجله از دست بروند. کارکنان باید از سیگار کشیدن، خوردن و آشامیدن و جویدن آدامس در داخل غرفه اجتناب کنند، چرا که بازدیدکنندگان علاقه مند و موثر را از پرسیدن منصرف می کنند.

کارکنان باید با تمام بازدید‌کنندگان رفتاری مودبانه داشته و حتی الامکان به پرسش‌های هر یک از بازدیدکنندگان با حوصله پاسخ دهند . کارکنان باید از مکالمه تلفنی در غرفه خودداری کنند چرا که ممکن است بازدید کنندگان را از دست بدهند.  کارکنان باید به گونه ای در غرفه ها بایستند که مانع دید بازدیدکنندگان نگردند. بهترین جا برای ایستادن گوشه‌های راست و چپ غرفه است.  مطالب نوشتاری تهیه شده جهت نمایشگاه (کاتولوگ، بروشور،…) را نباید در اختیار هر بازدیدکننده ای قرار داد، زیرا که برخی از آنان بلافاصله یا بعد از چند قدم، آن را دور می‌ریزند و نظر به صرف هزینه برای تهیه بروشورها، ارائه آن به هر بازدید کننده‌ای به صرفه نیست. کارکنان غرفه ها باید سعی کنند از صحبت کردن با یکدیگر در غرفه‌ها تا حد امکان خودداری کنند. صحبت کردن در غرفه‌ها بیانگر بی توجهی به محیط اطراف خود و بازدید کنندگانی است که ممکن است خریداران موثری باشند.  کارکنان باید برای کلیه مراجعان به غرفه‌ها به یک میزان ارزش و اعتبار قایل گردند.  راهروهای تنگ و استقبال گسترده بازدید کنندگان از بعضی غرفه‌ها، رفت و آمد جلو این غرفه‌ها را تا اندازه‌ای مشکل می سازد، بنابراین کارکنان غرفه‌های مختلف نباید با صحبت با یکدیگر در مقابل غرفه‌ها این مشکل را دامن بزنند.  کارکنان باید خوش برخورد باشند تا بدین وسیله بازدیدکنندگان بیشتری را جلب غرفه خود کنند.  آراسته باشند، این امر اگر چه به طور مستقیم در موفقیت شرکت نقشی ندارد اما به طور،کارکنان باید از نظر ظاهر غیرمستقیم نقش بسیار موثری دارد، چرا که موجب ایجاد ذهنیتی مثبت در بازدیدکنندگان نسبت به شرکت و پرسنل شاغل در آن می شود.  کارکنان غرفه ها در شروع مذاکره با خریداران بالقوه بهتر است نام آنان را پرسیده و هنگام مذاکره از نام آنها استفاده کنند، چرا که هر کسی دوست دارد نام خودش را بشنود.

کارکنان غرفه‌ها باید نقش یک عنصر آگاهی دهنده به شرکت خود در خصوص فعالیت‌های رقبای داخلی و خارجی را نیز ایفا کنند. بدین منظور باید به گونه‌ای عمل کنند که این نقش به نحو احسن انجام گیرد.

رعایت نکات زیر موفقیت کارکنان غرفه‌ها را در مورد نقش مذکور افزایش می دهد:

کارکنان باید دید کلی نسبت به نمایشگاه داشته باشند. یعنی باید خود را یک بازدید کننده انگاشته و با قدم زدن در راهروهای نمایشگاه پاسخ این گونه پرسش ها را بیابند:

• آیا فضای نمایشگاه، فضایی مناسب است؟
• آیا شرکت‌های نمایش دهنده، با انگیزه در نمایشگاه حاضر شده اند؟
• آیا محصولات نمایش داده شده، نو و جدیدند؟
• راهروهای غرفه‌های مختلف از نظر ازدحام جمعیت بازدید کننده چگونه اند؟
• شرکت‌های دیگر و از جمله رقبا، چگونه امر تبلیغ و ترویج را در نمایشگاه انجام می دهند؟
• کدام غرفه‌ها شلوغ ترند و چرا؟
• چه محصول یا ایده جدیدی در این غرفه‌ها ارایه شده که باعث این ازدحام گردیده است؟

رضا تحیری به شما توصیه می‌کند پاسختان به این سوالات را در جایی یادداشت کنید تا بعد از پایان نمایشگاه بتوانید در مورد آن با اعضای سازمان یا شرکتتان یک جلسه داشته باشید.

کارکنان سپس باید تفاوت‌های محصولات و غرفه‌های خود را با دیگر رقبای داخلی و خارجی مورد ارزیابی قرار دهند. به این منظور آنها باید درون غرفه‌های رقبا رفته و با دقت و حوصله غرفه‌ها، کارکنان غرفه‌ها و نکات مهم دیگر را مورد بررسی قرار دهند.

تبلیغات و روابط عمومی پیش از برگزاری نمایشگاه نیز اهمیت ویژه‌ای دارد. چه میزان اطلاع‌ رسانی از طریق چه رسانه‌هایی انجام داده اید؟ چه میزان کارت دعوت تهیه و صادر نموده اید؟ روش‌های تبلیغاتی حضور در  اقداماتی در امر تبلیغات توسط روابط عمومی‌، نمایشگاه به چه صورت است؟ باید ماه‌ها قبل از برگزاری نمایشگاه مسئول تبلیغات و اطلاع رسانی فعالیت‌های سازمان شما شروع شود. مدیر روابط‌ عمومی باید از آگهی‌های تبلیغاتی، پوستر و دیگر ابزارهای تبلیغاتی استفاده کند تا امر اطلاع رسانی را به بالاترین سطح برساند و بازدید کننده بیشتری را جذب غرفه نمایید، سایر وظایف روابط عمومی عبارت است از: تهیه مطالب تبلیغاتی،خبری و گزارشی (ارسال آن به رسانه های جمعی)، تهیه عکس صنعتی، تهیه ماکت (نمونه سازی کالا)، تهیه هدایای تبلیغاتی، تهیه کارت دعوت، تهیه فیلم‌های کوتاه از محصولات/خدمات، چاپ بروشورهای جدید نمایشگاه، حضور در سیستم‌های اطلاع رسانی نمایشگاه (کتابچه ویژه نمایشگاه و سایت نمایشگاه)، انجام امور سمعی و بصری، طراحی غرفه و سایر برنامه‌های تبلیغاتی غرفه است.

افزایش توان تولید و آمادگی برای عقد قرارداد در محل نمایشگاه را مد نظر قرار دهید. امروزه در بسیاری از نمایشگاه‌ها، دیده ام که به محض فروش دستگاه و یا ماشینی به مشتری در محل نمایشگاه، پلاکاردی روی آن نصب می گردد تا اهمیت فروش همزمان را نشان دهد.

تهیه فیلم، عکس، نمونه ها و ماکت را با توجه به نوع فعالیت‌های شرکت خود، ساماندهی نمایید. به خاطر داشته باشید که کاری که شرکت شما طی سال ها برنامه ریزی نموده است، می بایست در چند روز به نتیجه برسد. حمل و نقل کالا می بایست به موقع، طبق برنامه برگزار کننده و قبل از شروع نمایشگاه انجام پذیرد.

تشریفات گمرکی برای محصولاتی که از خارج کشور تهیه می شوند اهمیت ویژه ای دارد. فراموش نکنید که می بایست زمان تقریبی تشریفات گمرکی را تخمین دقیق بزنید تا محصولات پس از پایان مدت برگزاری نمایشگاه، به دست شما نرسند.

طراحی و ساخت غرفه، چند سالی است که در دستور کار شرکت‌های به ویژه خصوصی قرار گرفته اند. طراحی غرفه، حساس ترین مرحله حضور در نمایشگاه به حساب می آید. بودجه اختصاص داده شده به طراحی غرفه و اهداف حضور در نمایشگاه از مهم ترین عواملی هستند که بر طراحی تاثیر گذار می باشند. غرفه ویترینی از کار شرکت کننده است و باید به شکلی طراحی و برپا شود که بیانگر نمایش موضوع فعالیت شرکت کننده باشد. در هنگام طراحی غرفه همواره ازخود بپرسید: آیا آنچه را که انجام می دهیم، به نمایش می گذاریم و یا نشان می‌دهیم؟ مبین محصولات یا خدمات شرکت ما است؟ از کارهای گرافیکی به طور موثر استفاده کنید .آن‌ها می بایست به راحتی خوانده شوند و به سرعت درک گردند. در اینجا برند بوک می‌تواند کمک خوبی به شما کند، اگر در برند بوک یا دفترچه راهنمای برندتان در مورد نحوه طراحی غرفه توضیحی نداده‌اید فرصت خوبیست که اصول و چارچوب برندتان را برای برگزاری نمایشگاه مشخص کنید تا برندتان یکپارچه‌تر دیده شود.

اگر در مورد دفترچه راهنمای برند اطلاعی ندارید می‌توانید آن را از اینجا مطالعه کنید.

مقاله دفترچه راهنمای برند

غرفه سازی

طراح غرفه باید از یک طرف ضمن رعایت مسائل ایمنی و از طرف دیگر عوامل روانی، زیبایی شناختی را در طراحی غرفه بگنجاند. یکی از عناصر اصلی در طراحی غرفه انتخاب رنگ است. نورپردازی نیز از اصلی ترین ابزارهای نمایش کالاها یا خدمات در غرفه‌های نمایشگاهی است که بر جاذبه غرفه می‌افزاید. وجود یک اتاق یا قسمتی، جهت انجام مذاکرات و هم چنین محل استراحت کارمندان در طراحی غرفه را مد نظر داشته باشید. همچنین وسایل سمعی و بصری از دیگر امکاناتی هستند که علاوه بر افزایش جاذبه غرفه، اطلاعات مفصلی را به، بازدید‌کنندگان ارائه می‌دهند. هنگام طراحی غرفه باید به اندازه و نوع غرفه توجه نمود. در تعیین اندازه غرفه، متغیرهایی از قبیل: تعداد بازدید‌کنندگان، حجم کالاهای مورد نمایش، تعداد کارکنان غرفه، اقلام غرفه نمایشگاهی و جریان ترافیک بازدید کنندگان دخیل می‌باشند. مرحله بعدی غرفه بندی و اجرای ساخت و ساز غرفه است که نکات مهمی باید در آن رعایت گردد.

انواع غرفه‌ها در نمایشگاه به صورت‌های نبشی، جزیره‌ای، شبه جزیره‌ای، کوچک، بزرگ، عمیق و ال (زاویه) می‌باشد، که در شکل آمده اند. فراموش نکنید که حتی موقعیت غرفه شما در سالن نیز می تواند روی مخاطبین تاثیر گذار باشد. همواره غرفه‌هایی که در سمت راست سالن قرار دارند با توجه به کشش بدن به سمت راست، از میزان بازدید کننده بیشتری برخوردار است.

نور پردازی نیز اهمیت ویژه ای در جذب مخاطب دارد. فراموش نکنید که غرفه می‌بایست طوری نورپردازی شود که بیشترین مخاطب به خود جلب نماید.

خدمات سفر، ویزا، بیمه، اسکان و پذیرایی همکاران و میهمانان خارجی را نیز فراموش نکنید.

تمهیدات حین برگزاری نمایشگاه

اداره غرفه را به افراد واجد شرایط، تصمیم گیر و موثر در ارتباطات بسپارید. انتخاب بهترین افراد فنی در غرفه و توضیح اهداف، انتظارات و ضوابط کار به آن ها را در دستور کار خود قرار دهید. پرسنل کار آزموده و با انگیزه غرفه باید از فرصت موجود در جذب مخاطبین و جلب نظر آنها نهایت همت خود را بکار گیرند.  فراموش نکنید که به موقع در مکان نمایشگاه و غرفه حضور داشته باشید و خود را آماده ایجاد ارتباط با مشتری بنمایید.

اطلاع یابی مناسب از سایر غرفه داران و رقبا را نیز فراموش نکنید.  یادداشت برداری از تمامی اطلاعات درخواست کنندگان را نیز فراموش نکنید.  حضور در کنفرانس‌هایی که برگزار‌کنندگان نمایشگاه ارایه می‌دهند را نیز به خاطر داشته باشید.  فراموش نکنید که در غیاب شما فردی در غرفه حضور داشته باشد . گوش دادن موثر به حرف‌های مشتریان کلیدی و احتمالی را به پرسنل غرفه بیاموزید.  از ادبیات مجذوب کننده استفاده کنید.  شناسایی مشتریان کلیدی وآمادگی مذاکره با آن‌ها را فراموش نکنید.  پاسخگویی به سوالات و مسایل مورد توجه و هوشیاری نسبت به موقعیت‌ها را به خاطر بسپارید.  خستگی، بی حالی، بی حوصلگی، به خواب رفتن، تصویر نا مطلوب از شرکت شما به جای می گذارد.

• در قرار و ملاقات های از قبل تعیین شده، وقت شناس و سازمان یافته عمل کنید
• نصب کارت شناسایی روی سینه در تمام مدت حضور در غرفه الزامی است.
• بازدید از سایر غرفه داران نمایشگاه و یادداشت برداری از محصولات یا خدمات آن ها را فراموش نکنید.
• مراقبت از اقلام غرفه را به فردی بسپارید.
• همه کارکنان غرفه بایستی سوالات هماهنگ و مشترکی از بازدید کنندگان بپرسند.
• جدی بگیرید زیرا یک نمایشگاه، نمایشی جدی از شرکت شماست.
• از بی نظمی و هرج و مرج جلوگیری کنید .
• زمانی که مردم کنار غرفه شما می ایستند توجه نمایید زیرا می خواهند با شما صبحت کنند.
• مشتریان احتمالی را درباره حضور خود در نمایشگاه مطلع کنید.

نکات کلیدی

برنامه تبلیغات غرفه می‌بایستی شماره غرفه را در برداشته باشند. برنامه‌ریزی دقیق و آمادگی کامل برای حضور در یک نمایشگاه در توجه به تمام جزییات است. پس فراموش نکنید که:

• کلیه کارمندان غرفه سوالات هماهنگ و مشترکی از بازدید کنندگان بپرسند.
• داشتن یک پیغام صحیح مهم‌تر از غرفه‌داری است.
• همیشه هدایای تبلیغاتی را همراه یک برگ نظر‌خواهی و اخذ اطلاعات مشتری ارایه کنید.
• از انباشتن اقلام تبلیغاتی خود روی پیشخوان یا میز غرفه اجتناب کنید.
• کارهای گرافیکی غرفه خود را بیشتر مد نظر قرار دهید.
• عکس‌ها و پوسترهای بزرگ بسیار قابل اعتماد هستند و بدون کمک کارمندان غرفه در معرض دید همگان قرار می‌گیرند و پیغام اصلی را در کمتر از دو دقیقه ابلاغ می‌کنند.
• بازدید از غرفه را برای بازدید کننده لذت بخش کنید و آن را از حالت نمایشی صرف بیرون آورید.
• نمایشگاه تنها راهی است که می تواند شما را یک گام جلو تر از رقبای صنعتی قرار دهد.
• به درستی کار را انجام دهید زیرا شرکت شما می‌تواند کار یک ماهه را در سه روز انجام دهد.
• مشتریان احتمالی خود را مطلع سازید.
• با بازدیدکنندگان خود کم محلی نکنید.
• با هزینه‌ای کمتر به غرفه خود ظاهر محترمانه بدهید.
• میز کوچکی برای قرار دادن نشان و شعار‌های شرکت در نظر بگیرید.
• کارت ویزیت خود را همراه با هدایای تبلیغاتی کوچک که نشان شرکت و شماره تلفن روی آن است به مشتریان اصلی بدهید.

بهتر است هدایای تبلیغاتی شما، به نوعی با فعالیت شرکت شما همخوانی داشته باشد. روزی در بازدید از نمایشگاهی، غرفه‌ای دیدم که فعالیت آن لوازم پزشکی بود و با کمال تعجب دیدم که در جلسات معارفه با مشتریان احتمالی، مدیر غرفه، به مشتریان ساعت هدیه می داد. از خودم پرسیدم آیا برای این شرکت با این نوع فعالیت امکان ارایه هدیه‌ای مرتبط با نوع فعالیت میسر نبود؟ آن شرکت می‌توانست هدایایی همچون دماسنج، به مشتریان اهدا نماید.

• اطلاع از هتل‌ها و پرواز‌ها را مد نظر داشته باشید.
• ارزیابی از عملکرد غرفه خود در مقایسه با دیگران را فراموش نکنید.
• افرادی که در غرفه کار می‌کنند باید اطلاعات مفید به بازدید کنندگان ارایه دهند.
• کالا‌های نمایشی به موقع وارد نمایشگاه شوند.
• خدمات نمایشگاهی را در موعد مقرر سفارش دهید.
• مردم را تشویق کنید تا از غرفه شما بازدید کنند.
• استفاده از فرصت‌های تبلیغاتی که برگزارکنندگان نمایشگاه در اختیارتان قرار می دهد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
• بگذارید بازدید کنندگان مشارکت کننده باشند و به این طریق یک تجربه تعاملی برای بازدید کننده بوجود می‌آورید.
• در نمایشگاه آنچه مردم را جذب می کند، نمایش کاربردها و چگونگی استفاده از خدمات و کالاها است. معمولا در نمایشگاه‌های مختلف دیده ام که غرفه‌هایی که محصولشان را راه اندازی و یا به کار می‌اندازد، همواره مخاطب بیشتری دارند. به عنوان مثال، نحوه کاربرد یک دستگاه جوشکاری، همواره بهتر از نمایش یک دستگاه بدون عمل است.
• نمایشگاه می تواند محلی باشد که رقبای شما شایعاتی را در عدم حضور شما ترتیب دهند مبنی بر اینکه شرکت شما رو به نابودی است.
• فاکتورهایی که نمایشگاهی را موفق می کنند، تبلیغات پیش از نمایشگاه، تبلیغات در زمان نمایشگاه، تکنیک‌های جلب توجه بازدید کننده از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند.
• یک نقشه گرافیکی طراحی کنید که مسیر غرفه شما را مشخص می کند. در نمایشگاه‌ها دیده ام که انگشت شمارند شرکت‌هایی که به این مهم توجه کرده‌اند. به طور قطع شما هم فروشگاه‌هایی را در مراکز تجاری دیده‌اید که از در ورودی مرکز تجاری، تا در فروشگاه را با قرار دادن رد پا، مشخص نموده اند.
• نام شرکت خود را وارد نشریه یا روزنامه کنید.
• از کارکنان غرفه خود بخواهید تا به همه مشتریان احتمالی تلفن کنند.
• مشتریان و خریداران احتمالی خود را با پست الکترونیکی بمباران کنید.
• مسیر دقیق به طرف غرفه خود و شماره آن را مشخص کنید.
• در خصوص جانمایی غرفه با برگزارکننده نمایشگاه مذاکره کنید.
• از میز کار به عنوان سنگر استفاده نکنید.
• میز‌ها را در کنار غرفه قرار دهید و همیشه یک ورودی آزاد داشته باشید.
• بروشور، کاتالوگ ها و سایر اقلام تبلیغاتی را روی میز تلنبار نکنید.
• همیشه از بازدید کنندگان بپرسید که چقدر با محصولات یا خدمات شرکت شما آشنایی دارند.
• جزییات در غرفه به خوبی دیده شوند.
• استفاده از ساک‌های تبلیغاتی را فراموش نکنید.
• هر آنچه که به مشتری ارائه می شود باید حاوی اطلاعات شرکت شما با ذکر اطلاعات تماس با شرکت باشد.
• حتما یک برگ نظرسنجی تهیه کنید و یا در اختیار مشتریان قرار دهید یا سوالات را از آنها بپرسید.

تمهیدات پس از برگزاری نمایشگاه

پیگیری و ارزیابی بعد از پایان نمایشگاه، نمایانگر بسیاری از موارد در فعالیت‌های نمایشگاهی است. نمایشگاه تمام شده است. شما خسته هستید. فقط می خواهید استراحت کنید. اما اشتباه نکنید. همان قدر که حضور در نمایشگاه مهم بود و اهمیت داشت، پیگیری مشتریان احتمالی نیز حایز اهمیت می باشند بنابراین این کارها را انجام دهید:

ارسال کارت یا نامه تشکر ساده به بازدید کنندگان.

ارسال سریع بسته اطلاعاتی.

ملاقات با برخی از بازدید‌کنندگان.

در اختیار گذاشتن اطلاعات بیشتر به مسئولین رسانه‌ها بعد از پایان نمایشگاه.

پیگیری تمامی سفارشات و اطلاعات درخواست شده بازدیدکنندگان یا مشتریان.

تهیه فهرستی از تمام بازدید کنندگان یا خریداران و اطلاعات تماس آن‌ها.

ارزیابی از گزارشات، مرور مواردی که در بهبود موفقیت آینده شما موثر هستند.

آمار فروش نمایشگاهی را تهیه نموده و اطلاعات دریافتی را در پرونده‌ای قرار دهید تا در سال‌های آتی، منبع مناسبی برای حضور قدرتمندانه در نمایشگاه باشد.

در هر صورت پیگیری نتایج با کسب تعداد بازدید‌کنندگان عمده آغاز می‌شود و برای درک آن از کارمندان غرفه خود بخواهید تا در خصوص هر مشتری احتمالی واجد شرایط، مطالبی را یادداشت نمایند که نیازهای بازدید کننده را شناسایی می نماید.

بازدید از یک نمایشگاه

برای بازدید از یک نمایشگاه نیز موارد بسیار مهمی وجود دارد که می‌بایست به آن‌ها توجه داشت. فراموش نکنید که اقدامات بازدید از یک نمایشگاه نیز به سه قسمت تمهیدات قبل از بازدید از نمایشگاه، تمهیدات حین بازدید از نمایشگاه و تمهیدات پس از بازدید از نمایشگاه تقسیم می شود.

بازدید کنندگان نمایشگاه اقشار مختلفی هستند که عمده ترین آن‌ها عبارتند از:

بازرگانان (وار‌کنندگان، صادر‌کنندگان و توزیع‌کنندگان) دانشجویان، نمایندگان فروش، افرادی که در جستجوی کار و حرفه هستند، افراد عادی، خبرنگاران، متخصصین فنی، پژوهشگران و سایر افرادی که به طور معمول و برای سرگرمی در نمایشگاه حضور می یابند و سرگرم تهیه کاتالوگ و بروشور هستند.

تمهیدات پیش از بازدید از نمایشگاه

پیش از بازدید از هر نمایشگاهی ارائه یک برنامه از پیش تعریف شده از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این برنامه‌ریزی می‌بایست در برگیرنده تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد بازدید از نمایشگاه، تعیین هدف از بازدید، سازماندهی (زمان، هزینه،نیروی انسانی، تدارکات و…)، حضور فعال در نمایشگاه، ارزیابی بازدید، تهیه گزارش و در نهایت به پیگیری ختم می شود.

پیش از حضور در نمایشگاه  ۴ اقدام مهم می بایست انجام پذیرد. این اقدامات شامل تحقیقات اولیه، انتخاب و گزینش نمایشگاه، تعیین اهداف بازدید و تعیین تیم بازدیدکننده می‌باشد.

تحقیقات اولیه

تحقیقات اولیه پیش از بازدید از نمایشگاه به قرار زیر است:

مطالعه کتاب یا کاتالوگ نمایشگاه و اطلاع از زمان و مکان و هزینه‌ها و شرایط حضور بازدید کننده

تعیین جلسات، اماکن، صنایع، سالن‌ها و موارد مهم که باید بازدید شوند.

تصمیم در مورد مترجم(آشنا به صنعت)

مراجعه به اتاق‌های بازرگانی مشترک، سفارت‌خانه ها یا آژانس‌های خدماتی خدمت دهنده در مورد نمایشگاه مورد نظر و اخذ اطلاعات

مکاتبه با صاحبان غرفه‌ها و رزرو روز و ساعت ملاقات در غرفه

برنامه ریزی و تعیین محل اقامت، هتل، وسیله نقلیه و…

تشکیل گروه بازدید کننده و صرفه جویی در هزین‌ها

و پیش بینی بازدیدهای بعد از نمایشگاه از کارخانجات و موسسات تهیه بلیط برگشت open

اهداف بازدید ازنمایشگاه

اهداف عمده بازدید از نمایشگاه نیز عبارتند از:

• اطلاع از پیشرفت‌های فنی و ایده‌یابی
• پیدا کردن و خرید دستگاه یا ماده اولیه مورد نظر
• پیدا کردن یک یا چند تامین‌کننده مطمئن
• اخذ نمایندگی فروش
• معرفی محصول یا خدمت برای فروش
• قرارداد همکاری تحت لیسانس یا مشارکت
• شناسایی نمایندگان کمپانی‌ها
• شناسایی محیط بازرگانی و صنعتی کشور میزبان
• آموزش شناسایی محصولات جدید
• انتخاب و گزینش نمایشگاه
• انتخاب و گزینش نمایشگاه می‌بایست به بر اساس موارد ذیل باشد.
• تعداد و اهمیت غرفه داران
• هزینه‌های بازدید
• فصل انجام بازدید
• شعاع موثر نمایشگاه
• نظرات اشخاص خبره و بازدید‌کنندگان قبلی
• محتویات کتب و راهنماهای سال‌های قبل نمایشگاه و اطلاع از غرفه‌ها، شرکت‌کنندگان و بازدید‌کنندگان
• تیم بازدید ‌کننده و مشخصات بازدید‌ کننده‌ها
• دانش و اطلاع کافی از محصولات یا خدمات
• دانش و اطلاع کافی از امکانات و مقدورات، همچنین مشکلات، نیازها و ضعف ها
• مهارت برقراری ارتباط، مذاکره و چانه زنی
• مهارت بازرگانی (خرید یا فروش)
• دانستن زبان فنی و تخصصی و اطلاع از اصطلاحات
• دانستن یک زبان بین المللی (انگلیسی یا آلمانی)
• پشتکار، علاقه، اعتماد، اشتیاق، انصاف، انعطاف، صبر، انرژی و..
• تجربه کار تیمی

تمهیدات حین بازدید از نمایشگاه

• شناسایی محیط نمایشگاه
• شناسایی امکانات خدماتی نمایشگاه
• شناسایی محیط صنعتی و بازرگانی آن کشور
• انجام بازدیدها براساس برنامه قبلی
• برقراری ارتباطات با غرفه دارها
• شرکت در سخنرانی‌ها و سمینارها و میزگردها
• یادداشت برداری یا ضبط صوتی و تصویری
• برقراری ارتباط با اعضای صنف
• برنامه ریزی بازدید از غرفه‌ها
• بر اساس اسامی و صنایع منتخب
• بر اساس نیاز فنی و اطلاعاتی
• قرار بازدید از کارخانه‌ها
• برقراری ارتباطات
• رد و بدل کردن کارت ویزیت، آدرس و تلفن
• ارایه جزوه یا بروشور درمورد بنگاه یا صنعت
• تکمیل فرم ها و پرسشنامه‌ها
• زمینه سازی برای ملاقات‌های بعدی

تمهیدات پس از بازدید از نمایشگاه

• منظم کردن صورتجلسات، نمونه‌ها، نشریات، کارت‌ها، کاتالوگ‌ها، بروشورها، کتب، تصاویر و …برای اقدامات بعدی
• ادامه اقامت در آن کشور برای بازدید از صنایع و کارخانه‌ها (درصورت لزوم)
• پیگیری قرارها و ارتباطات
• ارزیابی ثمربخشی کار
• تهیه گزارش (اشاره به ضعف ها و توصیه برای بهبود کار)
• پیگیری دایمی

شرح وظایف افراد در نمایشگاه

• شرح وظایف مدیرعامل در فعالیت نمایشگاهی
• بررسی گزارشات جهت شرکت در نمایشگاه
• اعلام نتیجه و دستور تخصیص بودجه به مدیریت مالی
• نظارت بر مراحل مختلف آماده سازی
• دریافت گزارش بعد از نمایشگاه

شرح وظایف مدیر مالی در فعالیت نمایشگاهی

• پیش بینی هزینه ها و بودجه بندی

شرح وظایف مدیر بازاریابی در فعالیت نمایشگاهی

• بررسی بازار هدف
• هماهنگی های اولیه با اکسپو و برآورد هزینه
• ارایه گزارش

شرح وظایف مدیر صادرات در فعالیت نمایشگاهی

• بررسی قوانین و تعرفه های بازار هدف
• ارتباط با مشتریان بالقوه در بازار هدف و دعوت از آنان برای بازدید از نمایشگاه
• تهیه و تنظیم فرمهای مخصوص مراجعین و بازدید کنندگان
• تنظیم پیش نویس قراردادهای اعطای نمایندگی
• بررسی امکان صادرات مجدد به کشورهای دیگر
• ارایه گزارشات

شرح وظایف مدیر تولید در فعالیت نمایشگاهی

• آماده نمودن کالاهای نمونه
• بررسی امکان تولید انبوه نمونه های تولید شده

شرح وظایف مدیر تدارکات یا امور پرسنلی در فعالیت نمایشگاهی

• معرفی پرسنل صلاحیت دار و آموزش آنان
• تهیه غرفه و مکاتبات لازم با مسوولین برگزار کننده
• اخذ دعوت نامه، ویزا، بلیط هواپیما، هتل و …
• تدارک و تهیه ملزومات لازم

شرح وظایف مدیر تبلیغات و روابط عمومی در فعالیت نمایشگاهی

• تهیه کاتالوگ شرکت و محصولات
• تهیه پوستر
• هدایای تبلیغاتی
• فیلم ویدیویی شرکت و آلبوم
• تهیه لیست از لوازم مورد نیاز جهت نمایشگاه
• اعلام حضور شرکت در نمایشگاه از طریق نشریات تخصصی و عمومی
• دعوت از مدعووین VIP